Ciclo attivo e passivo
Il Ciclo Attivo, dedicato alle Vendite, e il Ciclo Passivo, dedicato a Fornitori e Terzisti per il conto lavoro, si sviluppa tramite pochi programmi e consente di soddisfare le esigenze di Piccole e Medie Imprese con esigenze più complesse, a partire da Offerte (con i moduli CRM e Customer Service) oppure semplicemente inserendo preventivi, ordini fornitori e impegni cliente. I documenti possono essere emessi con prezzi in valuta e descrizioni in lingua.
L’operatore dispone di una efficiente gestione delle condizioni commerciali basate su listini, sconti, contratti, omaggi con e senza addebito di IVA e in sconto merce. La contabilizzazione delle fatture attive e passive può essere effettuata all’emissione del documento oppure tramite un programma di contabilizzazione differita.
Sono gestite Provvigioni per agente, cliente e prodotto, a percentuale o valore e in base ad obiettivi annuali. La procedura è dotata di funzioni per il calcolo dei contributi ENASARCO e per il calcolo del FIRR per i vari tipi di contratto.
Il ciclo passivo può avvalersi di un modulo specifico che permette l’emissione di Richieste di Acquisto (RDA), anche a partire dalle proposte d’ordine generate dall’MRP commerciale.
Il Ciclo Attivo e Passivo comprende i moduli seguenti:
▪ Vendite / Fatturazione, Navigazione Documenti
▪ Ordini Clienti / Fornitori
▪ MRP Commerciale
▪ RDA-RDO – Richieste di Acquisto
▪ Agenti e Provvigioni
▪ Statistiche
▪ Retail
▪ Commesse Light
La gestione dei documenti associati al Ciclo Attivo e Ciclo Passivo, si effettua tramite un unico programma che consente l’inserimento e la variazione di fatture, DDT di acquisto e di vendita, trasferimento, visione, conto deposito, riparazione, gestione fatture pro-forma e definitive per l’esportazione, buoni di prelievo, note di accredito per resi o per abbuoni/sconti su merce acquistata in precedenza, etc. Il programma consente di gestire anche documenti per il conto lavoro attivo e passivo, con trasformazione dei DDT di carico in DDT di reso lavorato da fornitore, o reso lavorato a cliente, con la movimentazione contemporanea dei magazzini coinvolti. Il programma integra anche funzioni di evasione di uno o più ordini fornitori/clienti. I documenti possono essere emessi con prezzi in valuta e descrizioni in lingua.
La gestione dei documenti consente di effettuare inoltre tutte le operazioni di inserimento di nuove referenze, siano esse clienti, fornitori, articoli, causali, pagamenti e quant’altro, direttamente senza dover aprire da menu i relativi programmi di gestione.
CONDIZIONI COMMERCIALI
Sono gestiti pagamenti con decorrenza a data fattura, data bolla, data diversa, fine mese, data fissa, con eventuale esclusione di mesi e impostazione del giorno di spostamento per le scadenze relative. Le rate sono configurabili separatamente sia come tipo di pagamento, rimessa diretta, bonifico, R.B., tratta, sia come quota del totale del documento, solo IVA, IVA con spese, etc. Le rate generate in automatico in base al codice pagamento inserito in anagrafica clienti, si possono modificare manualmente da inserimento fatture.
I prezzi, gli sconti e le percentuali di provvigioni vengono proposti all’utente secondo un ordine di priorità; l’operatore può sempre comunque derogare all’atto dell’inserimento del documento. Si possono gestire sconti cumulativi, sconti sostitutivi, prezzi netti; durante l’inserimento dei documenti si possono visualizzare le ultime condizioni applicate dal fornitore o al cliente e si possono definire condizioni particolari per singolo prodotto sia per gli acquisti che per le vendite. Si possono gestire omaggi con e senza addebito di IVA e in sconto merce.
FATTURAZIONE ATTIVA E PASSIVA
È possibile impostare la contabilizzazione automatica delle fatture Clienti e anche la contabilizzazione automatica degli eventuali incassi/acconti registrati sulle fatture immediate e DDT. E’ possibile inoltre rielaborare una fattura già emessa in definitivo, dopo aver modificato le condizioni commerciali, prezzi, sconti, pagamento etc. sul DDT. L’eventuale eliminazione della fattura emessa in differita, consente il ripristino immediato dei DDT compresi in elenco.
Per le fatture differite di acquisto sono disponibili funzioni di controllo che verificano prezzi, sconti, quantità, condizioni di pagamento con aggiornamento automatico dei valori nei DDT riepilogati nella fattura stessa. La procedura prevede la contabilizzazione automatica delle fatture fornitore, previo inserimento di tutti i dati contabili, contropartite acquisto, spese accessorie, numero partita, numero protocollo. Si possono gestire eventuali oneri accessori di diretta imputazione, come ad esempio spese doganali, di spedizione, etc. ai fini della valorizzazione inventariale del magazzino.
GESTIONE ORDINI, IMPEGNI E PREVENTIVI
È possibile gestire impegni clienti e ordini fornitori, inoltre si possono gestire anche impegni clienti aperti e ordini fornitori aperti, ordini a programma o previsioni per la pianificazione degli approvvigionamenti. Gli ordini e gli impegni evasi possono essere storicizzati.
Il programma consente di effettuare verifiche sullo stato delle righe di ordini ed impegni con la possibilità di visualizzare o stampare i riferimenti dei documenti di evasione, numero e quantità, stato di evasione.
È disponibile una funzione di emissione automatica delle lettere di sollecito ai fornitori per le righe scadute o in scadenza.
E possibile gestire preventivi che possono essere trasformati in impegni clienti, all’atto dell’accettazione. Analogamente si possono gestire proposte d’ordine, dalle quali generare in automatico ordini a fornitore.
È presente una funzione di stampa che propone le previsioni finanziarie in base a impegni clienti e ordini fornitore in essere.
GESTIONE PROVVIGIONI
È possibile definire percentuali di provvigione differenziate per agente, per categoria di cliente, per categoria di prodotto, per singolo prodotto, per periodi di promozione, attraverso tabelle a vari livelli di priorità tra uno o più di questi elementi. In alternativa, si possono impostare percentuali di provvigioni collegate allo sconto applicato dall’agente su ciascuna vendita, differenziando le relazioni sconto/provvigione per tipologia di articolo o per agente/subagente. Si possono avere provvigioni espresse in percentuale o in valore. La metodologia di liquidazione può essere impostata dall’utente in base al fatturato, o in base all’incassato; si può impostare il blocco e sblocco automatico delle provvigioni su singole fatture o su singole rate in attesa, per esempio, dell’esito del pagamento o in presenza di insoluti.
La procedura è dotata di funzioni per il calcolo dei contributi ENASARCO a carico della ditta e a carico dell’azienda, e per il calcolo del FIRR per i vari tipi di contratto.
RDA/RDO
Il modulo RDA/RDO consente di gestire i processi aziendali tipici delle medie/grandi aziende, precedenti all’emissione di ordini a fornitori ed a terzisti, sia per i materiali che per i servizi.
In particolare permette l’emissione di Richieste di Acquisto (RDA), sia in modo manuale, anche senza codificare articoli di magazzino, sia prelevando in modo selettivo ed interattivo dalle proposte d’ordine generate per esempio dall’elaborazione MRP, o dall’MRP commerciale.
È possibile per ogni riga di RDA indicare più fornitori da interpellare per l’offerta; successivamente utilizzando la procedura dell’approvazione dell’RDA, viene emessa automaticamente la Richieste di Offerta (RDO) a fornitori e terzisti coinvolti.
La procedura consente l’inserimento dati delle offerte pervenute dai fornitori indicando prezzi, sconti, date di consegna e la successiva gestione della accettazione delle offerte. Il modulo genera automaticamente gli ordini sia dalle offerte accettate, sia dalle RDO approvate per quei materiali/merci/servizi che hanno un fornitore abituale a cui non si richiede ogni volta l’offerta.
RETAIL
Retail è un modulo di Business progettato per le esigenze delle aziende che vendono al dettaglio i propri prodotti, ad aziende e privati. Retail, integrato con gli altri moduli e le altre funzionalità di Business, consente di sostituire le funzioni del registratore di cassa anche in modalità fiscale con standard Sarema Language; sono previste, in particolare, le funzioni di lettura codici con Barcode, la possibilità di registrare pagamenti ed incassi misti, Contanti, Assegni, Bancomat e Carte di Credito e le operazioni di chiusura di cassa. Retail dispone di una gestione unificata dei documenti che consente di emettere, modificare, stampare da un’unica sessione i classici documenti di vendita, quali DDT, fatture immediate, note di accredito e i documenti di acquisto, DDT di carico, fatture immediate da fornitore e in presenza dell’apposito modulo, gli Ordini Clienti e Fornitori.
MRP COMMERCIALE
L’elaborazione MRP (Material Requirements Planning) a capacità infinita è attiva anche con la sola presenza del modulo Magazzino di Business Excellence Net©. Questa funzionalità, particolarmente utile per le aziende commerciali con problematiche di ri-approvvigionamento di materiali e gestione delle scorte di magazzino, consente la generazione Ordini a Fornitori a partire dagli Impegni Clienti.
MODULO COMMESSE LIGHT
Il modulo Commesse Light si propone come soluzione ideale per risolvere le esigenze delle aziende operanti sulla base di piccole commesse, composte da manodopera e materiali, normalmente caratterizzate da una breve durata e riguardanti la costruzione/realizzazione di impianti, opere o attività di manutenzione/riparazione. Tra le funzioni di Commesse Light ricordiamo la possibilità di creare e stampare, anche su MS-Word©, semplici preventivi con indicazione dei prezzi applicati e dei costi ipotizzati, oltre alle percentuali di ricarico ed agli sconti in percentuale e in valore.
