Progettato per l’archiviazione elettronica dei documenti, consente di archiviare, classificare, fascicolare, ricercare e condividere ogni tipo di file, sia in rete locale che tramite internet. Se integrato con Business, consente di catalogare automaticamente i documenti prodotti dal sistema ERP; l’integrazione con Business si ottiene tramite tabelle predefinite e tramite categorie di oggetti e documenti che rispecchiano i tipici documenti di Business come impegni cliente, ordini fornitore, DDT ricevuti ed emessi, fatture immediate, registrazioni di prima nota. Si possono creare nuove categorie, aggiungere campi personalizzati per ogni categoria e personalizzare il tipo di indicizzazione. L’utente può selezionare manualmente i documenti elettronici di origine esterna ed associarli agli oggetti gestionali, mentre, per quelli prodotti da Business, il sistema genera automaticamente documenti in formato PDF e li archivia con la possibilità di scegliere in fase di parametrizzazione, il report da utilizzare.
Business File, può essere collegato ad uno o più scanner, per l’acquisizione ed indicizzazione di documenti cartacei. E' disponibile un visualizzatore integrato, che supporta tutti i più diffusi formati grafici: PDF, TIF multi pagina, GIF, JPG, JPEG, BMP. I documenti elettronici archiviati, possono essere inviati come allegati con messaggi di posta elettronica.
Business File riduce drasticamente i costi di archiviazione, migliora la produttività degli operatori grazie alla riduzione degli errori causati dalla ridondanza delle informazioni, incrementa la sicurezza dei dati gestendo i documenti su archivi protetti e fruibili con credenziali di accesso differenziate.
Business File dispone di ulteriori moduli:
- Visualizzatore Client/Server (Ricerca e Stampa Documenti), per ricercare, visualizzare, esportare e stampare i documenti archiviati.
- Visualizzatore Web, per la ricerca e Stampa Documenti via Internet, con accesso al Client web tramite autenticazione e richiesta di Login e password.
- Firma Digitale e Archiviazione Sostitutiva, per apporre la firma digitale, archiviare file già firmati digitalmente, apporre la marca temporale in alternativa al riferimento temporale dei file, effettuare la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali.
- Fattura Elettronica PA, per generare e firmare digitalmente il file XML della fattura elettronica, inviare tramite P.E.C. il file XML firmato digitalmente, gestire le notifiche P.E.C. e S.D.I., conservare il file XML in maniera sostitutiva.
- Archiviazione Automatica tramite Barcode. Tramite la lettura di un codice a barre è possibile attivare la funzionalità di archiviazione massiva di documenti, sia su file distinti, sia su un unico archivio, associando i file al documento corrispondente in Business.
- Workflow Documentale, permette di associare ad un fascicolo, creato automaticamente dal sistema o manualmente dall'operatore, uno schema di workflow, con un flusso di attività, con notifiche via e-mail in automatico, assegnate agli operatori e relative all'archiviazione di documenti su specifiche categorie obbligatorie o facoltative. Tramite un pannello di controllo è possibile visualizzare tutte le attività assegnate nonché l'iter documentale del fascicolo.
- Terminal Server. Indispensabile per installazioni con Microsoft Terminal Services e/o Citrix MetaFrame - Citrix XenApp..
- Integrazione con DocEasy di Alias Group. Consente di firmare digitalmente i file con i certificati di Alias Group senza Smart Card personale. Si possono gestire le notifiche via e-mail e lo "stato" delle fatture elettroniche inviate, da conservare in maniera sostitutiva tutte le tipologie di documento; Alias Group assume il ruolo di Responsabile della Conservazione e redige il Manuale della Conservazione Sostitutiva, per tutti i documenti digitali archiviati con DocEasy (costi del servizio a cura del fornitore).
- Software Development Kit. Con questo modulo è possibile integrare Business File con altri software integrando le funzionalità necessarie per la gestione elettronica dei documenti. Possono essere integrati sia moduli personalizzati di Business sia altri software. Tramite il modulo SDK è possibile richiamare tutte le funzionalità disponibili manualmente (creazione categorie e tabelle di base, gestione utenti, archiviazione, ricerca, ecc.).
È possibile installare Business File in due diverse modalità:
- Integrato con Business
- Stand alone